Algemene voorwaarden

De inschrijving voor de Ardennen Rennen Rally en het inschrijven betekent dat de inschrijver kennis heeft genomen van de algemene voorwaarden en de inhoud integraal aanvaardt en er door gebonden is.

Toelatingsvoorwaarden

De Ardennen Rennen is een Rally voor Volkswagen en Porsche eigenaars, Volkswagens tot 1967 en verschillende Porsche modellen tot 1974.  De inrichter controleert de toelatingsvoorwaarden van de ingeschreven auto. De inrichter heeft het recht om de inschrijving van een deelnemer te weigeren als er niet aan de toelatingsvoorwaarden voldaan wordt. Enkel de organisator heeft het recht om een auto toe te laten die niet aan deze criteria voldoet, en kan alsook een vervangwagen goedkeuren om de rally mee te rijden indien de auto waar men zich mee ingeschreven heeft niet aanwezig is of kan zijn door welke reden dan ook.

Aantal deelnemers

Het aantal wagens is strikt gelimiteerd. Elke deelnemende wagen bestaat uit een team van 2 mensen: piloot & co piloot. Er is slechts één deelname per registratie mogelijk.

Procedure inschrijven

Inschrijven kan enkel online via de website www.ardennenrennen.be . U kan inschrijven zolang er plaatsen beschikbaar zijn. Uw inschrijving dient volledig te worden ingevuld met alle gevraagde gegevens. Inschrijvingen zijn pas definitief na goedkeuring en betaling.

Geldigheid inschrijving & annulaties

Het aantal wagens is gelimiteerd. Nadat u ingeschreven bent zal u een mail ontvangen met de instructies voor betaling binnen de vooropgestelde termijn. Uw inschrijving is pas definitief wanneer u voldoet aan de toelatingsvoorwaarde & de deelnameprijs tijdig wordt overgeschreven. Wanneer uw wagen niet voldoet aan de toelatingsvoorwaarden behoudt de organisatie zich het recht u te weigeren. De gelden worden terug gestort. Laattijdige overschrijving wordt niet aanvaard. U kan zich uiteraard opnieuw inschrijven zolang er plaatsen beschikbaar zijn. Annulaties tot eind maart 2020 worden volledig terug betaald; Annulaties vanaf april 2020 worden niet meer terug betaald.

Startnummer – rallyplaat

Ieder team dat definitief ingeschreven is zal een startnummer toegekend krijgen, desnoods gekozen door de deelnemer. De startnummers worden met alle praktische informatie voor aanvang mee gedeeld. Bij aanvang zal u het startnummer ontvangen onder de vorm van een sticker (om op de wagen te kleven) en een rallyplaat (om aan de wagen te bevestigen)

Technische keuring, inschrijvingsbewijs, verzekering

Elke deelnemende wagen dient te beschikken over een geldig technisch keuringsbewijs, een geldig inschrijvingsbewijs en een geldige autoverzekering (groen verzekeringsattest). De boorddocumenten kunnen door de organisatie ten allen tijde gecontroleerd worden en dienen bij aanvang de dag zelf beschikbaar te zijn. Bij het ontbreken van één van de documenten of in geval van fraude zullen de betrokken deelnemers de start tot de rit geweigerd worden. Geen enkel voertuig mag op de openbare weg komen wanneer het voertuig inzake onderhoud en werking in een staat verkeert waarbij de verkeersveiligheid in het gedrang komt. De organisatie kan hiervoor niet verantwoordelijk gesteld worden.

Rijbewijs & paspoort

Enkel de piloten en co-piloten met een geldig rijbewijs & paspoort mogen de wagen besturen

De Route en het navigatie systeem

De officiële startlocatie is aan het R Hotel, “R hotel experiences et Umami”,
Square Philippe Gilbert 1, 4920 Remouchamps . De officiële aankomstlocatie is eveneens op de parking van R Hotel, “R hotel experiences et Umami”, Square Philippe Gilbert 1, 4920 Remouchamps. Het parcours wordt niet op voorhand vrij gegeven. De deelnemers zullen bij aanvang van de Rally een roadbook ontvangen waarbij de volledige route weergegeven wordt volgens het principe bolletje – pijl met tekeningen & beschrijving. De organisatie besteedt veel aandacht om het roadbook zo juist mogelijk op te maken. Kort voor het event wordt een controle van het roadbook uitgevoerd. Het kan echter steeds dat door omstandigheden buiten de wil van de organisatie er plaatselijke wegomleggingen of onjuistheden kunnen zijn. De organisatie kan hiervoor niet verantwoordelijk gesteld worden. Er zal in totaal ca 200km afgelegd worden doorheen goed berijdbare en mogelijks soms onverharde wegen.

Wegcode & veiligheid

De 1ste editie van Ardennen Rennen is een ontspannende rit zonder enige vorm van competitie. De organisatie staat er op dat u uw rijgedrag hierop gebaseerd is. Dit betekent ook dat u ten allen tijde de wegcode respecteert, u rustig en veilig rijdt, nuchter rijdt, niet onnodig gaat remmen, het lawaai van de wagen beperkt, niemand de weg blokkeert, en dit altijd met respect voor de natuur en de bewoners langs het parcours … Verder wordt gevraagd om voldoende afstand te houden tussen de andere deelnemende wagens. Wederzijds respect zorgt er voor dat alle deelnemers het parcours op een rustige manier kunnen afwerken. De organisatie behoudt zich het recht deelnemers op basis van inbreuken of buitensporig gedrag uit te sluiten.

Publiciteit

Eigen publiciteit op de wagen of tijdens het event is toegelaten indien dit aangebracht is in een vintage stijl.

Autopech onderweg

Bij eventuele pechverhelping, depannage of wegslepen van voertuigen al dan niet met behulp van de organisatie ter beschikking gestelde diensten blijft de deelnemer volledig verantwoordelijk voor zijn of haar auto. De deelnemer draagt hiervoor ook alle kosten van depannage of andere. De organisatie kan op geen enkele manier aansprakelijk gesteld worden voor deze of ander kosten.

Portretrecht

In het kader van uw deelname aan de Ardennen Rennen zal u gefilmd en/of gefotografeerd worden. Elke deelnemer verklaart dat hij/zij geen bezwaar heeft tegen openbaarmaking van beeldmateriaal gemaakt tijdens de Ardennen Rennen Rally waarin hij/zij herkenbaar in beeld komt. Elk deelnemer verklaart geen beroep te doen op zijn/haar portretrecht en verklaart tevens dat hij/ zij geen bezwaar heeft tegen publicatie van de betreffende foto(‘s) in uitingen van de Rally, in verschillende magazines, en de Ardennen Rennen website. U kan ten allen tijde bezwaar maken dat uw foto gepubliceerd wordt op de website van Ardennen Rennen. De Bezoeker is niet gerechtigd (delen van) het programmaboekje, posters, flyers, en of andere door de Organisatie geproduceerd (promotie)materiaal te verveelvoudigen danwel op enige andere wijze inbreuk te maken op aan de Organisatie toebehorende rechten van intellectueel eigendom, waaronder maar niet beperkt tot merkenrechten, auteursrechten en handelsnaamrechten.

Overmacht

De Organisatie zal zich er voor inspannen het Evenement te doen plaatsvinden op de aangegeven locatie, op de aangegeven datum en het aangegeven tijdstip.

Indien de Organisatie dit om enigerlei reden wenselijk acht dan wel ingeval van overmacht is de Organisatie gerechtigd het Evenement te verschuiven naar een andere datum, andere locatie dan wel het Evenement in zijn geheel te annuleren, zonder aansprakelijk te zijn voor enige door de deelnemer ten gevolge daarvan geleden of te lijden schade.

Onder overmacht in de zin van dit artikel wordt mede (maar niet beperkt tot) verstaan, elke van de wil van de Organisatie onafhankelijke omstandigheid ook al was deze ten tijde van het tot stand komen van de overeenkomst tussen de Organisatie en de deelnemer reeds als mogelijkheid te voorzien die de nakoming van de overeenkomst tijdelijk of blijvend verhindert alsmede voor zover daaronder niet reeds begrepen, oorlog, oorlogsgeweld, burgeroorlog, oproer, rellen, terreur en terreurdreiging, optreden van politie en/of brandweer, werkstaking, transportmoeilijkheden, brand, en andere ernstige storingen in de Organisatie en/of op het Terrein, weersomstandigheden en om welke reden dan ook niet functionerend openbaar vervoer alsmede de omstandigheid dat een Evenement vanwege het feit dat de voor het Evenement benodigde vergunningen niet zijn verleend c.q. deze zijn ingetrokken geen doorgang kan vinden dan wel krachtens een daartoe gegeven bevel van het bevoegde gezag afgelast dient te worden.

Uitsluitend in geval van annulering als bedoeld in dit artikel zal de Organisatie de reeds door de deelnemer voor de deelname betaalde vergoeding aan de Bezoeker restitueren. Van het bepaalde in dit artikellid zijn uitgesloten eventueel door de Bezoeker betaalde bespreek/reserveringsgelden van bv maar niet gelimiteerd tot hotel of receptiekosten in de meest algemene zin.

Restitutie van deelnamekosten als hierboven bedoeld zal uitsluitend plaats vinden op verzoek van de Bezoeker, onder overlegging aan de Organisatie of een daartoe door haar aangewezen derde, van een geldige en geaccepteerde inschrijving binnen 30 (dertig) dagen na de (eerste) dag waarop de annulering door of namens de Organisatie is bekendgemaakt.

Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig zijn of anderszins ongeldig blijken te zijn, dan laat dat de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. Een nietige of anderszins ongeldige bepaling wordt geconverteerd in een wel geldige bepaling van zo veel mogelijk overeenkomstige strekking. De Organisatie is gerechtigd deze algemene voorwaarden te wijzigen.

Alle geschillen van welke aard dan ook zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Ninove.
Geschillen zullen uitsluitend naar Belgisch en nederlandstalig recht worden beslecht.

Afstand van verhaal

Elke deelnemer verklaart hiermee afstand te doen voor zichzelf, andere inzittenden, hun gerechtigden, erfgenamen naasten, ouders, echtgenote, partners, kinderen alsook de verzekeraars voor alle mogelijke schade die men zou lijden tijden het ganse traject en event en van alle verhaal tegen: De organisatoren, hun verzekeraars en al hun medewerkers en vrijwilligers, alle andere deelnemers en deelnemende voertuigen. In geval van overlijden is huidige afstand van verhaal eveneens een verbintenis voor de nabestaanden, de wettelijke erfgenamen en de verzekerden. Elke deelnemer verklaart hier uitdrukkelijk kennis te van hebben genomen door goedkeuring van de algemene voorwaarden bij inschrijving.

Iedere deelnemer aan de “Ardennen Rennen” rijdt op eigen risico en de organisatoren zijn niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen of diefstal.

De organisatoren zijn noch tegenover de bestuurder of inzittende van elke deelnemende wagen noch tegenover welkdanige derde, aansprakelijk voor welke schade dan ook die het gevolg is of zou kunnen zijn van eventuele ongevallen, verlies of diefstal of gelijk welke schade die ingevolge hun deelname aan deze rit mocht ontstaan en zij kunnen hiervoor niet worden aangesproken, noch verantwoordelijk gesteld. noch individueel noch gezamenlijk.

De Ardennen Rennen is geen rally waarin een competitie-element steekt. Het is dan ook aan de deelnemers verboden te racen. De aangeboden route is zuiver indicatief en informatief en verbindt de organisatoren geenszins. De deelnemers verbinden zich ertoe zich te houden aan het vigerend politiereglement, zoals het dragen van de gordels, snelheidsbeperkingen, handfree bellen, enzovoort …

Eventuele opgelegde boetes naar aanleiding van een overtreding kunnen niet verhaald worden op de organisatoren. Bij ongeval of pech blijft de deelnemer volledig aansprakelijk.

De deelnemer blijft ook tijdens eventuele pechverhelping volledig verantwoordelijk voor zijn voertuig en de schade die door de pechverhelping zelf zou kunnen ontstaan.

De organisatie kan op geen enkele manier verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele kosten. Elke deelnemer verschijnt aan de start met een voertuig dat technisch en wettelijk in orde is, en correct verzekerd is.

Door zijn inschrijving voor deelname aan de Ardennen Rennen georganiseerd door Bug In enterprises bvba aanvaardt de deelnemer de bovenstaande bepalingen met inbegrip van de vrijwaringsclausules, en hij verbindt er zich toe deze na te leven.

Contact – organisatie

Bug in enterprises bvba
Beverstraat 18
9400 Ninove
BTW BE 0895.928.127
Info@ardennenrennen.be

Geschillen Eventuele geschillen zullen worden voorgelegd aan de Hoven en Rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement AALST.

Privacybeleid

Bij de verwerking van uw persoonsgegevens heeft de BVBA Bug In enterprises de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’) nageleefd. Door  u in te schrijven hebt u kennis kunnen nemen en genomen van de bestaande privacyverklaring om uw persoonsgegevens te verwerken.